Planejar orçamento de TI nunca foi tarefa simples. Você precisa equilibrar demandas urgentes, projetos que serão chave e aquela reserva para quando algo dá errado. Em 2026, esse desafio ficará ainda mais complexo. Isso se explica, pois, segundo a Gartner (2025), os gastos globais em TI devem ultrapassar 6 trilhões de dólares pela primeira vez, impulsionados principalmente por infraestrutura de IA e custos crescentes de software.
Se você já passou pela experiência de ver um projeto estourar o orçamento ou descobrir custos no meio do caminho, sabe como isso impacta não só as finanças, mas também a credibilidade da área de tecnologia dentro da empresa. Este texto vai te ajudar a montar um orçamento realista, que funcione na prática e evita surpresas desagradáveis.
1. Entenda o contexto atual da sua empresa
Antes de pensar em quanto gastar, você precisa entender para onde o dinheiro está indo agora. Parece óbvio, certo? Ainda assim, muitas empresas pulam essa etapa e começam a planejar sem saber exatamente quanto estão gastando ou por quê.
Faça um levantamento dos seus custos atuais. Olhe para licenças de software que ninguém mais usa, processos que poderiam ser automatizados e projetos que consomem recursos sem entregar valor real. Identifique onde está o desperdício.
Também vale olhar para trás: quais projetos de 2025 funcionaram bem? Quais travaram no meio do caminho? O que consumiu mais recursos do que o planejado? Essas respostas vão te dar uma base muito mais sólida para planejar 2026.
Um diagnóstico bem feito revela padrões. Talvez você descubra que a maioria do orçamento vai para manutenção de sistemas antigos que já deveriam ter sido modernizados. Também, que falta investimento em segurança, enquanto outras áreas recebem mais do que realmente precisam.
2. Defina prioridades baseadas em impacto
Separe o que é urgente do que é importante. E mais difícil ainda: separe o importante do “seria legal ter”. Aquela funcionalidade nova que a equipe quer implementar pode esperar se a infraestrutura atual está falhando ou se há riscos de segurança.
O segredo está em alinhar TI com os objetivos de negócio. Para isso, pergunte se esse projeto vai ajudar a empresa a vender mais, reduzir custos operacionais, melhorar a experiência do cliente ou mitigar riscos importantes? Se a resposta for não, provavelmente pode esperar.
Quando você tem clareza sobre as prioridades, fica mais fácil justificar investimentos e também dizer não para solicitações que não fazem sentido naquele momento.
3. Calcule os custos invisíveis
Infraestrutura e nuvem custam mais do que aparece na fatura mensal. Há custos com largura de banda, armazenamento que cresce todo mês, transferência de dados entre regiões. Detalhes que, somados, fazem uma diferença considerável no final do ano.
Existe também o custo de não investir. Processos manuais que poderiam ser automatizados consomem horas da sua equipe. Oportunidades de negócio passam porque a empresa não tem a tecnologia certa. Esses custos não aparecem no orçamento de TI, mas impactam diretamente os resultados da empresa.
E tem o custo real de montar e manter times internos. Não é só salário: são benefícios, treinamentos, infraestrutura, ferramentas, tempo de onboarding. De acordo com a Society for Human Resource Management, custos de recrutamento podem chegar a $4.000-$5.000 por pessoa, sem contar o tempo que leva até o profissional estar realmente produtivo.
4. Considere modelos alternativos de contratação
Manter tudo internamente nem sempre é a melhor opção. O outsourcing já ajudou muitas empresas.
O Outsourcing 2.0 da NextAge resolve os principais problemas da alocação tradicional, com profissionais validados, contratos descomplicados e baixa curva de aprendizagem. É uma boa opção para reduzir custos, adicionar conhecimento ao time ou acelerar o desenvolvimento em 2026.
Caso o gestor de TI já tenha em mente o que deseja desenvolver, também é possível contratar serviços de escopo referencial. Essa abordagem reduz imprevistos, investindo um tempo maior na fase de planejamento. Esse movimento consegue prever custos e prazos.
5. Reserve uma margem para imprevistos
Tecnologia sempre traz surpresas. Pode ser um bug que aparece em produção, uma integração que se revela mais complexa do que parecia ou uma mudança regulatória que exige adaptações urgentes.
Para isso, o ideal é reservar entre 10% e 15% do orçamento total como buffer. Esse fundo de contingência não é desperdício, é gestão responsável.
Além disso, é preciso ter um processo claro para quando usar essa reserva. Defina critérios, ou seja, o que caracteriza uma emergência real versus uma falta de planejamento.
6. Meça e ajuste ao longo do ano
Orçamento não é aquele documento que você monta em janeiro e esquece na gaveta até dezembro. O cenário muda, prioridades mudam, tecnologias mudam. Seu orçamento precisa acompanhar essas mudanças.
Defina KPIs financeiros específicos para TI: custo por usuário, taxa de utilização de recursos de nuvem, percentual do orçamento gasto em inovação versus manutenção, ROI dos principais projetos. Esses números vão te mostrar se você está no caminho certo ou precisa corrigir a rota.
Faça revisões trimestrais estruturadas. Confira o que foi entregue, quanto custou em comparação com o planejado, o que mudou nas prioridades, onde precisamos realocar recursos.
7. Evite erros comuns
Subestimar complexidade técnica é clássico. Aquele projeto que “parecia simples” leva meses. Sempre considere que integrações, migrações de dados e testes vão levar mais tempo do que você imagina.
Pular a fase de planejamento para “ganhar tempo” é outro erro frequente. Como dito anteriormente, planejamento inadequado pode levar a aumentos no custo do projeto.
Não envolver as pessoas certas desde o início também causa problemas. Para evitar isso, é preciso conversar com quem é ou será usuário dos sistemas para entender as necessidades do negócio.
E tem um erro que passa despercebido, como implementar novas ferramentas sem treinar adequadamente as equipes. A ferramenta fica subutilizada, as pessoas continuam fazendo do jeito antigo e você desperdiçou investimento.
Checklist prático: o que não pode faltar no seu planejamento
Antes de fechar o orçamento, passe por esses pontos essenciais:
| Licenças e assinaturas | Revise todos os contratos ativos. |
| Segurança e compliance | Inclua ferramentas, treinamentos e possíveis auditorias. |
| Backup e disaster recovery | Coloque dinheiro para manter e testar o sistema regularmente. |
| Atualização de infraestrutura | Liste equipamentos e sistemas que precisam ser substituídos antes que virem emergência. |
| Capacitação da equipe | Sua equipe precisa acompanhar as tecnologias que você está usando. Reserve orçamento para cursos, certificações e conferências. |
| Suporte e manutenção | Inclua suporte técnico, patches, atualizações e pequenos ajustes. |
| Projetos já iniciados | Antes de planejar coisas novas, calcule quanto precisa para terminar o que já começou. |
| Escalabilidade | Se a empresa crescer 20% em 2026, sua infraestrutura aguenta? Planeje para o crescimento, não só para hoje. |
| Integração entre sistemas | Novos sistemas precisam conversar com os antigos. Esse custo pode ser maior do que parece. |
| Documentação | Reserve tempo e dinheiro para documentar processos e sistemas. |
Transforme planejamento em realidade
Planejar bem o orçamento de TI em 2026 vai além de ter a planilha perfeita. O ato também envolve entender a realidade da empresa, definir prioridades claras e construir um caminho realista para chegar lá.
Dito isso, recapitulando o que foi explicado nesse texto, no primeiro momento faça um diagnóstico antes de planejar qualquer coisa nova. Depois, foque no que realmente importa para o negócio, não em modismos tecnológicos. Também, considere todos os custos, inclusive os não tão óbvios. Escolha modelos de contratação que façam sentido para cada situação e, por último, reserve dinheiro para imprevistos e acompanhe de perto a execução ao longo do ano.
Lembre-se: planejamento é investimento, não gasto. Cada hora dedicada a pensar bem sobre prioridades, custos e riscos pode economizar semanas de retrabalho e muito dinheiro desperdiçado.
Se você quer transformar esse planejamento em realidade com mais previsibilidade e menos surpresas desagradáveis, a NextAge pode ajudar. Com os serviços de Outsourcing 2.0 e Escopo Referencial, conseguimos trazer mais clareza para os projetos desde o início, reduzindo riscos e garantindo que os investimentos em tecnologia gerem resultados concretos para o seu negócio.
