Apresentar métricas de um projeto de TI, principalmente se for para áreas não técnicas, como a de negócio, é um desafio comum para gestores de tecnologia. Não basta somente mostrar números, é preciso traduzir dados técnicos em informações que apoiem novas decisões. Em muitas empresas, os relatórios são confusos ou pouco alinhados com o que realmente importa para stakeholders.
Segundo o Project Management Institute (PMI), empresas que alinham métricas de TI com objetivos do negócio têm 70% mais chances de atingir resultados acima da média. Isso mostra que saber comunicá-las de forma clara tem impacto direto na performance da organização. A seguir, confira algumas boas práticas para fazer a melhor apresentação sobre o andamento do seu projeto, com a ajuda da NextAge.
1. Entenda seu público-alvo
Antes de criar qualquer apresentação, é essencial entender para quem os dados serão exibidos. Diretores e executivos, por exemplo, normalmente se interessam por informações que mostram impacto no negócio, como prazos, custo, riscos e retorno sobre o investimento. Já gerentes e líderes operacionais precisam de mais detalhes sobre velocidade de entregas, produtividade da equipe e gargalos do projeto. Quando o público é menos técnico, como marketing ou financeiro, a explicação precisa ser ainda mais objetiva, evitando jargões.
Personalizar a apresentação para cada perfil é uma das boas práticas mais importantes. Isso não significa criar relatórios diferentes para cada público, mas estruturar as informações de forma que quem assiste encontre, com facilidade, o que precisa para tomar decisões.
2. Escolha métricas que importam para o negócio
Outro erro comum é tentar mostrar tudo ao mesmo tempo. Um excesso de dados técnicos pode confundir a audiência e desviar o foco da mensagem mais importantes. É melhor selecionar criteriosamente métricas que tenham impacto direto na estratégia da empresa e, quando necessário, deixar informações complementares em anexo.
Algumas métricas são especialmente relevantes para dar visibilidade real do andamento do projeto, como:
- Confiabilidade do Time: mostra a quantidade de sprints entregues dentro do prazo;
- Escopo Entregue: indica uma comparação entre o escopo de fato entregue e o planejado;
- Velocidade do Time: ajudam a estimar quanto pode ser entregue nas próximas sprints, ajustando expectativas de prazo e capacidade.
- Taxa de Retrabalho: mostra a porcentagem de ajustes por sprint. É importante para evidenciar problemas de qualidade ou falhas de definição de requisitos;
- Saúde do Projeto: por sua vez, é uma métrica mais ampla, que combina diferentes indicadores para oferecer uma visão consolidada do status geral;
- Throughput: mostra quantos itens foram entregues por sprint;
- Pendências: revela atividades que ainda precisam ser feitas.
A NextAge sabe da importância disso, e criou um novo serviço que oferece um dashboard exclusivo para auxiliar na gestão de projetos. Essas métricas foram pensadas considerando nossos 18 anos de experiência em desenvolvimento de software. Essa inovação é mais um exemplo do nosso posicionamento como parceiros, oferecendo conhecimento e tecnologias necessárias para alcançar os melhores resultados.
3. Dê contexto aos números
Dados isolados não ajudam ninguém. Para que a apresentação seja eficaz, é preciso contextualizar cada métrica. Isso inclui mostrar tendências, comparando períodos anteriores, relacionar números com metas acordadas e explicar eventuais desvios. Por exemplo: se a taxa de retrabalho aumentou, vale esclarecer se isso ocorreu por mudanças de escopo, falhas de comunicação ou problemas de qualidade.
Além disso, sempre que possível, é importante traduzir os impactos dos números para a realidade do negócio. Um aumento nas Pendências, por exemplo, pode indicar que será necessário investir em um time maior ou renegociar prazos com outras áreas. Segundo um estudo da Gartner, empresas que contextualizam suas métricas conseguem aumentar em 32% a eficiência na tomada de decisões estratégicas.
4. Invista em visualizações simples e objetivas
A forma como os números são apresentados influencia diretamente a compreensão da mensagem. Relatórios extensos e dashboards cheios de gráficos complexos geralmente confundem mais do que ajudam. Uma boa prática é priorizar visualizações limpas, com foco nos indicadores que importam para aquele público.
Nesse sentido, ferramentas que consolidam informações de diferentes fontes e geram dashboards dinâmicos facilitam bastante o processo. Serviços como o NextFlow AI, por exemplo, permitem que gestores de TI visualizem métricas de forma clara, com atualizações automáticas em tempo real.
5. Defina uma consistência
A frequência das apresentações também é determinante para o sucesso da comunicação. Para a diretoria, relatórios mensais ou trimestrais são, em geral, suficientes. Já times operacionais podem se beneficiar de reuniões semanais ou quinzenais com métricas mais detalhadas.
6. Foque na tomada de decisão
O objetivo final de uma boa apresentação de métricas não é apoiar decisões estratégicas. Cada indicador mostrado deve responder a uma pergunta clara, como: “Estamos dentro do prazo?”, “O investimento está trazendo o retorno esperado?”, “Há risco de atraso ou aumento de custos?”. Ao final, é importante apresentar recomendações baseadas nos dados, como realocação de recursos, ajustes de cronograma ou mudanças de prioridade.
NextFlow AI: mais visibilidade para gestão de projetos de TI
Com o aumento da complexidade dos projetos de TI, fazer gestão sem dados se tornou um grande desafio. Nesse contexto, o serviço NextFlow AI, da NextAge, é a escolha ideal para gestores que buscam eficiência, reduzir retrabalho e ter mais clareza sobre o andamento dos projetos.
Em suma, apresentar métricas de TI exige organização, clareza e estratégia. Ter acesso a indicadores relevantes, criar visualizações objetivas e manter consistência na comunicação são passos essenciais para tornar esse momento mais eficaz.
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